Các thao tác cần nắm đối với OpenOffice

Trong thời buổi hiện nay, Nguồn mở hóa đang là xu thế toàn cầu. Bạn có thể sử dụng bộ OpenOffice  miễn phí thay thế cho Microsoft Office đắc đỏ. Hiện tại OpenOffice hỗ trợ cho cả Windows, MAC và Linux. Hiện nay chuẩn định dạng ODF cũng đã đạt chuẩn ISO và đang được coi như là một định dạng văn bản phổ biến ở các nước Châu Âu. Vì thế nắm được những thao tác cơ bản trên OpenOffice sẽ giúp bạn từng bước chuyển từ MS Office sang OpenOffice - xu thế toàn cầu!!

• Thao tác bôi đen (highlight) – chọn vùng văn bản để xử lý:

- Bấm giữ phím Ctrl trong khi bạn click chuột vào bất kỳ một vị trí nào trong câu, chương trình sẽ tự động bôi đen toàn bộ câu văn.
- Nếu muốn bạn có thể dễ dàng chọn cả đoạn văn bằng cách tương tự (giữ phím Ctrl) và bấm chuột trái 3 lần liên tiếp.
- Bạn chỉ muốn chọn một từ - di chuyển con trỏ chuột tới từ cần chọn và bấm 2 lần liên tiếp.
- Ctrl + A : chọn (bôi đen - highlight) toàn bộ văn bản

• Trở lại vị trí con trỏ hiện hành:

Bạn đang soạn thảo văn bản thì có việc phải ra ngoài, bạn không muốn sau khi mình quay lại sẽ phải mất công dò tìm qua hàng chục trang tài liệu chỉ để biết vị trí mình đang sửa hiện ở chỗ nào, bạn cứ việc tắt chương trình và đi thực hiện công việc của mình. Sau khi bạn quay lại để tiếp tục công việc bấm tổ hợp phím Shift + F5 con trỏ sẽ trở về đúng vị trí mà bạn đã đang thực hiện từ trước đó.

• Thao tác với các đoạn văn:

Thông thường nếu bạn muốn chỉnh sửa vị trí cho một đoạn văn lên trên hay xuống dưới trong một đoạn văn khác của tài liệu, bạn sẽ thực hiện lệnh cut và paste nhưng sao phải làm thế trong khi bạn chỉ cần chọn toàn bộ vùng văn bản muốn di chuyển bấm giữ tổ hợp phím Shift + Alt và sử dụng phím mũi tên ↑ (↓) để di chuyển đoạn văn tới vị trí mong muốn.

• Di chuyển vị trí của đoạn văn:

Các tổ hợp phím Ctrl + E, Ctrl + L hay Ctrl + R sẽ tương ứng với các thao tác di chuyển đoạn văn ( hay câu, chữ) vào giữa, sang trái, sang phải một cách chính xác.

• Copy và in lại định dạng :

Nếu như bạn không muốn mất công thực hiện hay điều chỉnh lại định dạng cho các đoạn văn bản mới, bạn chỉ muốn áp dụng đúng các kiểu định dạng của đoạn văn bản cũ cho đoạn văn bản mới - đơn giản bạn chỉ cần bôi đen vùng văn bản muốn lấy định dạng bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+C để copy định dạng mong muốn, sau đó bấm Ctrl+Shift+V để áp dụng định dạng đó cho vùng văn bản được bôi đen mà bạn muốn, tất cả từ màu sắc, phông chữ, cho tới cách viết chữ… đều sẽ được thực hiện trên đoạn văn bản mới.

• Tạo một đường kẻ ngang:

Để tạo một đường kẻ ngang phân cách các đoạn văn bạn chỉ cần gõ liên tiếp ba ký tự _ (bấm Shift - ) và bấm Enter.

• Lưu đồng thời nhiều tài liệu một lúc:

Bạn mở rất nhiều văn bản Word để chỉnh sửa và sau đó muốn lưu chúng lại để tắt đi cùng một lúc, rất đơn giản bạn bấm giữ phím Shift trong khi di chuyển con trỏ tới để kéo thực đơn File (File menu) của chương trình bạn sẽ thấy có dòng chữ Save All hiện ra trên File menu. Lúc này bạn chỉ cần bấm chuột vào đó để lưu, sau đó chọn Close All (để đóng tất cả một lúc).

• Cân chỉnh khoảng cách cho một đoạn văn:

Bạn muốn canh khoảng cách giữa các dòng cho đoạn văn hay vùng văn bản muốn xử lý – tổ hợp phím Ctrl + 1 ( khoảng cách 1 phím space), Ctrl + 2 (khoảng cách 2 phím space), Ctrl+5(khoảng cách 1.5 phím space) sẽ giúp bạn thực hiện công việc.

• Ngoài ra còn một số các tổ hợp phím tắt phổ biến khác:

Ctrl + Z hay Ctrl + Y : cho phép undo hay redo các lựa chọn trong khi xử lý.
     Ctrl + M hay Ctrl + T : cho phép lùi vùng lựa chọn theo định dạng với khoảng cách một phím Tab.
     Ctrl + Home hay Ctrl + End : để di chuyển tới vị trí đầu hay cuối của văn bản.

• Chỉnh sử nhiều phần của một file cùng lúc:

Việc chỉnh sửa đồng cùng lúc ở 2 trang khác nhau trong việc soạn thảo văn bản làm cho bạn phải phát bực khi bảo kéo lên rồi kéo xuống với tầm nhìn bị hạn chế. OpenOffice Writer (Word) cung cấp tính năng new windows. sẽ giúp bạn mở ra 1 trang tài liệu mới chính là trang tài liệu đang làm việc. Theo cách này, dù bạn có chính sửa 3-4 (thậm chí hơn nữa) trang cùng 1 lúc cũng không thành vấn đề ;), Minh họa hình ảnh:

• Save văn bản ở định dạng chuẩn PDF.

OpenOffice hỗ trợ save file ở dạng PDF mà không cần phải cài đặt thêm bất cứ một phần mềm nào khác. Chỉ cần bạn vào Menu File/Export as PDF... sao đó chọn đường dẫn thì bạn đã có được 1 file PDF.

(N9 tổng hợp và bổ sung )